Consulta Pública de la Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial
AGESIC
Propuesta de Uso de Inteligencia Artificial para la Evaluación y Gestión Documental Basada en la Ley 18220
La Ley 18220 establece normas claras sobre la valoración, conservación y disposición de los documentos y expedientes. Actualmente, la práctica de guardar todos los expedientes creados genera acumulación innecesaria de documentos que ya no tienen valor primario o que no cumplen con criterios archivísticos. Esto conlleva a la ocupación innecesaria de espacio y dificultades en la búsqueda y preservación de documentos de valor histórico, administrativo o legal.
Implementar un sistema basado en inteligencia artificial (IA) que permita evaluar y clasificar automáticamente documentos y expedientes de acuerdo a su valor primario, secundario y conforme a los plazos de conservación establecidos en las tablas de plazos precaucionales, con el fin de identificar y conservar aquellos que tienen valor histórico o investigativo, mientras se elimina o archiva temporalmente lo innecesario.
Automatización de la Evaluación Documental:
Identificación de documentos con valor histórico o investigativo: A través del uso de procesamiento de lenguaje natural (NLP), la IA podrá evaluar los documentos y detectar aquellos que tengan relevancia para la investigación histórica o institucional, permitiendo su conservación en un repositorio archivístico digital confiable.
Clasificación Automática Según las Tablas de Plazos Precaucionales:
Alertas automáticas de disposición: El sistema emitirá alertas para indicar cuándo un documento o expediente ha alcanzado su límite de conservación y puede ser eliminado o transferido a un archivo intermedio o histórico.
Digitalización y Gestión en un Repositorio Confiable:
Control de versiones y eliminación segura: La IA también podrá identificar y gestionar duplicados o versiones antiguas de los documentos, eliminando las redundancias y asegurando que solo se conserve la versión final.
Mejora en la Eficiencia de Espacio y Recursos:
Reducción de costos: La eliminación de documentos innecesarios y la reducción en el uso de recursos físicos conllevará una disminución de los costos operativos asociados a la gestión documental.
Tecnologías Clave:
Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP): Para analizar el contenido de los documentos y determinar su valor archivístico y su ciclo de vida.
Machine Learning: Para entrenar modelos que aprendan a identificar patrones en documentos que tienen valor histórico, legal o administrativo.
Sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Para convertir documentos físicos en digitales y hacerlos accesibles para la IA.
Sistemas de gestión de repositorios digitales: Para almacenar de manera segura los documentos clasificados como de valor permanente.
Etapas de Implementación:
Fase de Análisis y Preparación:
Entrenamiento del sistema de IA con datos archivísticos y las tablas de plazos precaucionales.
Fase Piloto:
Fase de Implementación Completa:
Monitoreo y Ajustes:
Beneficios Esperados:
Optimización del espacio y recursos: Se reducirá el almacenamiento de documentos innecesarios.
Cumplimiento normativo: Garantizar que los documentos se gestionen según la Ley 18220 y los plazos precaucionales establecidos.
Mejora en la accesibilidad: Preservación adecuada de los documentos de valor para la investigación y la historia, facilitando su acceso futuro.
Automatización de procesos: Disminución de la carga administrativa en la evaluación y clasificación documental.
Esta propuesta permitirá a las organizaciones manejar eficientemente sus archivos, liberando espacio y garantizando que solo se preserven los documentos realmente necesarios de acuerdo a su valor primario y secundario.
Esta propuesta ha sido aceptada porque:
Muchas gracias por su participación en la consulta pública.
Lo sugerido en el aporte no fue integrado al documento. Tras el análisis se evaluó que lo planteado ya estaba considerado en la Estrategia en la siguiente sección: Eje 3. Desarrollo sostenible. Línea 3.4 Gestión pública. Acción 1, en la que se refiere expresamente a la gestión documental.
Adicionalmente tendremos en cuenta este aporte como un insumo al analizar la viabilidad de los programas y proyectos a contemplar en la elaboración de la hoja de ruta.
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