Consulta Pública de la Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial
AGESIC
Cambios en "Propuesta de Uso de Inteligencia Artificial para la Evaluación y Gestión Documental Basada en la Ley 18220"
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Título
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- +["Antecedentes:\nLa Ley 18220 establece normas claras sobre la valoración, conservación y disposición de los documentos y expedientes. Actualmente, la práctica de guardar todos los expedientes creados genera acumulación innecesaria de documentos que ya no tienen valor primario o que no cumplen con criterios archivísticos. Esto conlleva a la ocupación innecesaria de espacio y dificultades en la búsqueda y preservación de documentos de valor histórico, administrativo o legal.\n\nObjetivo General:\nImplementar un sistema basado en inteligencia artificial (IA) que permita evaluar y clasificar automáticamente documentos y expedientes de acuerdo a su valor primario, secundario y conforme a los plazos de conservación establecidos en las tablas de plazos precaucionales, con el fin de identificar y conservar aquellos que tienen valor histórico o investigativo, mientras se elimina o archiva temporalmente lo innecesario.\n\nComponentes de la Propuesta:\nAutomatización de la Evaluación Documental:\n\nValoración automática: Utilizando algoritmos de IA, el sistema podrá analizar los expedientes y determinar automáticamente si han cumplido con su valor primario (administrativo, fiscal, legal) y si deben ser eliminados o conservados. Esto se logrará a partir de un análisis semántico del contenido de los documentos, alineado con las normativas de la Ley 18220.\nIdentificación de documentos con valor histórico o investigativo: A través del uso de procesamiento de lenguaje natural (NLP), la IA podrá evaluar los documentos y detectar aquellos que tengan relevancia para la investigación histórica o institucional, permitiendo su conservación en un repositorio archivístico digital confiable.\nClasificación Automática Según las Tablas de Plazos Precaucionales:\n\nDetección del tiempo de guarda: La IA utilizará las tablas de plazos precaucionales para clasificar automáticamente los documentos según su tiempo de retención, indicando cuáles deben mantenerse y cuáles pueden ser eliminados. De esta forma, los documentos se gestionarán con base en su ciclo de vida real y no se guardarán expedientes más allá de su plazo estipulado.\nAlertas automáticas de disposición: El sistema emitirá alertas para indicar cuándo un documento o expediente ha alcanzado su límite de conservación y puede ser eliminado o transferido a un archivo intermedio o histórico.\nDigitalización y Gestión en un Repositorio Confiable:\n\nRepositorio digital seguro: Los documentos que se identifiquen como de valor histórico, legal o investigativo serán preservados en un repositorio digital altamente confiable. Este repositorio estará diseñado para cumplir con estándares de seguridad y acceso controlado, permitiendo la preservación a largo plazo y el fácil acceso para investigaciones futuras.\nControl de versiones y eliminación segura: La IA también podrá identificar y gestionar duplicados o versiones antiguas de los documentos, eliminando las redundancias y asegurando que solo se conserve la versión final.\nMejora en la Eficiencia de Espacio y Recursos:\n\nLiberación de espacio físico y digital: Al clasificar y eliminar automáticamente los documentos que ya no cumplen con los requisitos legales o archivísticos, se reducirá significativamente el espacio ocupado tanto en formato físico como en los sistemas digitales. Esto permite que los recursos de almacenamiento sean gestionados de manera más eficiente.\nReducción de costos: La eliminación de documentos innecesarios y la reducción en el uso de recursos físicos conllevará una disminución de los costos operativos asociados a la gestión documental.\nTecnologías Clave:\nProcesamiento de Lenguaje Natural (NLP): Para analizar el contenido de los documentos y determinar su valor archivístico y su ciclo de vida.\nMachine Learning: Para entrenar modelos que aprendan a identificar patrones en documentos que tienen valor histórico, legal o administrativo.\nSistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Para convertir documentos físicos en digitales y hacerlos accesibles para la IA.\nSistemas de gestión de repositorios digitales: Para almacenar de manera segura los documentos clasificados como de valor permanente.\nEtapas de Implementación:\nFase de Análisis y Preparación:\n\nLevantamiento de la información existente: Inventario documental.\nEntrenamiento del sistema de IA con datos archivísticos y las tablas de plazos precaucionales.\nFase Piloto:\n\nImplementación de un proyecto piloto en un área de archivos con alto volumen de documentos para probar y ajustar el sistema de IA.\nFase de Implementación Completa:\n\nDespliegue del sistema en toda la organización, integrando la IA con los sistemas de gestión documental existentes.\nMonitoreo y Ajustes:\n\nEvaluación continua del rendimiento del sistema y ajustes según los resultados obtenidos.\nBeneficios Esperados:\nOptimización del espacio y recursos: Se reducirá el almacenamiento de documentos innecesarios.\nCumplimiento normativo: Garantizar que los documentos se gestionen según la Ley 18220 y los plazos precaucionales establecidos.\nMejora en la accesibilidad: Preservación adecuada de los documentos de valor para la investigación y la historia, facilitando su acceso futuro.\nAutomatización de procesos: Disminución de la carga administrativa en la evaluación y clasificación documental.\nEsta propuesta permitirá a las organizaciones manejar eficientemente sus archivos, liberando espacio y garantizando que solo se preserven los documentos realmente necesarios de acuerdo a su valor primario y secundario."]
Autoría de la versión
Versión creada el
17/09/2024 10:36
